Pokok
Bahasan 11: Surat menyurat
Pengertian Surat
Surat merupakan suatu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan
kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.
Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan
informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis
karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan
apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika
ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari
seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada
seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat
merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
Fungsi
Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi
berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat
dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam
kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1.
Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2.
Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan
penulis, sehingga penulis tidak perlu
bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak
tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan
diwakili oleh surat tersebut
3.
Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis,
sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat
pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian
guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa
yang lampau.
4.
Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan
atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi
ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai
alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat
dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
6.
Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari
sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat
merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa,
surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7.
Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang
tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
Syarat-syarat
surat yang baik
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah
pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju,
serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang
benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata
yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak
hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang
harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat
tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan
atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa
kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul
surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bahasa
Surat
Agar dapat dimengerti
maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun dengan mengggunakan bahasa
yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik
mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata.
Hindari pemakaian kata-kata yang kurang tepat serta jangan menyinggung perasaan
orang yang dikirimi surat. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk
kata, maupun kalimat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan
bahasa surat adalah sebagai berikut.
1. Hindari kalimat yang penjang dan berbelit-belit
2. Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim
dipai
3.Tempatkan tanda baca dengan tepat
4. Gunakan ejaan yang benar
5. Gunakan singkatan yang umum dipakai
Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau
jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa
praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti
asrtinya oleh penulis surat
2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut
3. Kata yang dipergunakan sederhana, umum, bukan
kata daerah, asing, dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis
keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat
dipengaruhi oleh dua factor yaitu :
a. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim
surat.
b. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat,
misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.
Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa
surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin
dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa
Indonesia. Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai
sasarannya
Bagian-bagian
surat
1.
Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop
surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala
surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat,
kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian
surat yang pertama ini berisi:
1. Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga,
perusahaan atau organisasi,
2. Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut,
3. Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut,
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat
web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop
surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala
surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal
pembuatan.
2.
Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri
ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan
surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat
sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat
bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian
surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3.
Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga,
instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap
surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor
urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
1. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan
maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
2. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang
dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
3. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan
isinya
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat
menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4.
Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang
menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam
surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka
bagian lampiran bisa ditiadakan.
5.
Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau
perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi
surat tersebut.
6.
Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat,
yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis
di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini,
hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya
tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada
kata "YTH/ yang terhormat"
Menggunakan kata "Yang terhormat" yang
bisa disingkat menjadi "YTH"
Menggunakan kata "Bapak", "Ibu"
atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata
"Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan
diikuti oleh nama orang.
Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak
diakhiri oleh tanda titik.
Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap
lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7.
Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang
berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf
kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8.
Isi Surat
Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi
sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia
isi.
1. Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
2. Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima
kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9.
Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya
menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan
salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan
diakhiri oleh tanda koma.
10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam
penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
11.
Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan
pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh-contoh
surat
SURAT
PERNYATAAN, SURAT TUGAS, SURAT PANGGILAN (RELAAS), SURAT MODEL RELEASE, SURAT
KETERANGAN PINDAH, SURAT PERNYATAAN, SURAT KUASA UNTUK PERMOHONAN PATEN, SURAT
SETORAN PENGEMBALIAN BELANJA (SSPB), SURAT REKOMENDASI CALON MAHASISWA, SURAT
KETERANGAN, SURAT REKOMENDASI, SURAT PERJANJIAN PENERBITAN BUKU, SURAT PERNYATAAN
PERUSAHAAN PEMASANG IKLAN ATAU AGEN PEMASANG …, SURAT PERNYATAAN DUKUNGAN,
SURAT KUASA
Contoh
Surat Perjanjian
PERJANJIAN
PENYELENGGARAAN JARINGAN TETAP TERTUTUP, SURAT PERJANJIAN KERJASAMA, SURAT
PERJANJIAN KONTRAK KERJA, PERJANJIAN PENERIMAAN BEASISWA, PERJANJIAN KONSULTASI
/ BANTUAN HUKUM, SURAT PERJANJIAN SEWA-MENYEWA, SURAT PERJANJIAN JUAL BELI
TANAH, PERJANJIAN KONTRAK
Pertanyaan
1.Yang termasuk dari fungsi surat adalah
a. Benar
b. Jelas
c. Sopan
d. Sebagai alat bukti tertulis*
2.Sebutkan pengertian dari bagian lampiran surat
a. Merupakan bagian penjelas yang menginformasikan
bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut*
b. Berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca
mengenai pokok isi surat tersebut.
c. Berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam
pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma
d. Sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap
infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
3. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang
benar, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit, bahasa
yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata,
maupun kalimatnya. Semua itu termasuk ke dalam...
a.
Ciri-ciri surat c. Tujuan surat
b.
Syarat-syarat surat* d. manfaat surat
4. kepala surat, tanggal, bulan, tahun surat, nomor
surat, lampiran, dan lain-lain termasuk kedalam....
a.
Ciri-ciri surat c.
Bagian surat*
b. Isi
surat
d. Syarat-syarat surat
5. Surat perjanjian, surat kerjasama, surat
keterangan, dan lain-lain merupakan.....
a.
Contoh-contoh surat* c. Isi surat
b. Bagian
surat
d. Tujuan surat
