Surat Menyurat

Pokok Bahasan 11: Surat menyurat

 Pengertian Surat

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.

Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.

Fungsi Surat

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1.      Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.

2.      Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu  bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut

3.      Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.      Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya

5.      Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan

6.      Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya

7.      Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

Syarat-syarat surat yang baik

1. Jelas

Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri

2. Benar

Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.

3. Sopan

Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.

4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele

Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.

5. Lengkap

Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

6. Menarik

Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

Bahasa Surat

Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun dengan mengggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian kata-kata yang kurang tepat serta jangan menyinggung perasaan orang yang dikirimi surat. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut.

1. Hindari kalimat yang penjang dan berbelit-belit

2. Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipai

3.Tempatkan tanda baca dengan tepat

4. Gunakan ejaan yang benar

5. Gunakan singkatan yang umum dipakai

Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :

1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti asrtinya oleh      penulis surat

2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut

3. Kata yang dipergunakan sederhana, umum, bukan kata daerah, asing, dan lain-lain.

Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa.  Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua factor yaitu :

a. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.

b. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.

Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya

Bagian-bagian surat

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

1. Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,

2. Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

3. Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

4. Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Contoh:

Jakarta, 3 Januari 2014

Cirebon, 18 Mei 1990

3. Nomor Surat

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

1. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

2. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

3. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Contoh:

Nomor: 023/PMR/05/12/2013

Nomor: 042/PRMK/28/08/2013

4. Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5. Hal

Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

6. Alamat Dalam

Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:

Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada kata "YTH/ yang terhormat"

Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa disingkat menjadi "YTH"

Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.

Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.

Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.

Contoh:

Yth. Bapak Sugiono

Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01

Jalan Mawar, Losari Lor

Brebes, 52255

7. Salam Pembuka

Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh:

Dengan hormat,

Salam pramuka,

Assalamualaikum wr.wb.

8. Isi Surat

Pembuka

Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

1. Isi

Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.

2. Penutup

Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10.Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11. Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Contoh-contoh surat

SURAT PERNYATAAN, SURAT TUGAS, SURAT PANGGILAN (RELAAS), SURAT MODEL RELEASE, SURAT KETERANGAN PINDAH, SURAT PERNYATAAN, SURAT KUASA UNTUK PERMOHONAN PATEN, SURAT SETORAN PENGEMBALIAN BELANJA (SSPB), SURAT REKOMENDASI CALON MAHASISWA, SURAT KETERANGAN, SURAT REKOMENDASI, SURAT PERJANJIAN PENERBITAN BUKU, SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN PEMASANG IKLAN ATAU AGEN PEMASANG …, SURAT PERNYATAAN DUKUNGAN, SURAT KUASA

Contoh Surat Perjanjian

PERJANJIAN PENYELENGGARAAN JARINGAN TETAP TERTUTUP, SURAT PERJANJIAN KERJASAMA, SURAT PERJANJIAN KONTRAK KERJA, PERJANJIAN PENERIMAAN BEASISWA, PERJANJIAN KONSULTASI / BANTUAN HUKUM, SURAT PERJANJIAN SEWA-MENYEWA, SURAT PERJANJIAN JUAL BELI TANAH, PERJANJIAN KONTRAK

Pertanyaan

1.Yang termasuk dari fungsi surat adalah

a. Benar

b. Jelas

c. Sopan

d. Sebagai alat bukti tertulis*

2.Sebutkan pengertian dari bagian lampiran surat

a. Merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut*

b. Berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

c. Berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma

d. Sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.

3. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit, bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Semua itu termasuk ke dalam...

a.       Ciri-ciri surat                                        c. Tujuan surat

b.      Syarat-syarat surat*                               d. manfaat surat

4. kepala surat, tanggal, bulan, tahun surat, nomor surat, lampiran, dan lain-lain termasuk kedalam....

a.       Ciri-ciri surat                                             c. Bagian surat*

b.      Isi surat                                                     d. Syarat-syarat surat

5. Surat perjanjian, surat kerjasama, surat keterangan, dan lain-lain merupakan.....

a.       Contoh-contoh surat*                             c. Isi surat

b.      Bagian surat                                              d. Tujuan surat